برنامج إدارة المخزون ومراقبته في دوكس إي آر بي
أحدثت طفرة التحول الرقمي الذي شهدها العالم تأثيرا كبيرا في طريقة إدارة الأعمال عن طريق الوسائل التكنولوجيا الحديثة، خاصة الأنظمة المحاسبية كبرنامج دوكس إي آر بي السحابي الذي أحدث نقلة نوعية لكل من استعان به في إدارة الأعمال، لهذا سنتطرق في هذا المقال على أهمية إدارة المخزون بالنسبة للشركات وكيف حول دوكس إي آر بي النظم التقليدية البطيئة والغير الدقيقة إلى سبل سريعة ودقيقة في إدخال البيانات المخزنية بالإضافة إلى لحظية الحصول على التقارير.
ويقصد بإدارة ومراقبة المخزون هي كافة الأعمال الخاصة بالإشراف على المخزون ومراجعة الأرصدة المخزنية وأذون الصرف والإضافة والرصيد الفعلي للمخزون لمعرفة العجز والإضافة في الأصناف لتزويد المسؤولين بالتقارير التي يحتاجونها في الوقت المناسب. من هنا نستنتج أن وجود برنامج داخل الشركة يعني أن الشركة تسير في الإتجاه الصحيح، فكما نعلم أن إختلاف نشاطات الشركات يخلق العديد والعديد من الأصناف المخزنية وبالتأكيد يصعب إدارتها ومراقبتها بالأنظمة التقليدية الورقية والتى لا تتناسب تماما مع ما نراه من تكنولوجيا حديثة في حياتنا، لهذا فإن برنامج دوكس إي آر بي المتكون من مجموعة من الوحدات المتكاملة والتي تجعل الشركة تعمل كمنظومة واحدة وبالأخص إدارة المخزون التي تتيح للشركة ككل الحصول على التقارير المخزنية اللازمة بكل سهولة ودقة وفي أي وقت.
لإدارة المخزون في دوكس إي آر بي عدة مزايا نذكر منها:
1. سهولة عمل أذون إضافة وأذون صرف إلكترونية لكافة الأصناف.
2. عمل كارت للصنف وتحديد كافة خصائص الصنف (كود الصنف – وحدة قياسه– وصفه – وحدات القياس البديلة – الأصناف البديلة للصنف – المستودع المخصص – سعر البيع – سعر التكلفة - ضريبة الصنف- الرصيد الافتتاحي للصنف - الحساب الخاص به في شجرة الحسابات...)
3. إمكانية إضافة وصرف الأصناف المخزنية من خلال الماسح الضوئي وذلك من خلال وجود رقم مسلسل على الصنف يمكن للماسح الضوئى قرائته ويقوم برنامج دوكس إي آر بي فوراً بتأثير الحركة على الصنف داخل المخزون سواء كانت بالإضافة أو الصرف.
4. ربط مخزون الفروع ببعضها البعض حيث يمكن استعراض الأصناف الموجود بمخازن مختلفة بشكل لحظى ويمكنه أيضا من معرفة الرصيد وعمل تحويل للأصناف المخزنية عند الحاجة لذلك.
5. سهولة عمل طلب صرف المواد لكافة الاقسام.
6. الربط بين إدارة المخزون والإدارة المالية سواء من خلال الإضافة أو الصرف للأصناف حيث يتم التأثير على الحسابات الأخرى (كحسابات تكلفة المبيعات –العملاء - المخزون – مردودات المبيعات أو المشتريات – .....الخ)
7. سهولة ودقة استعراض رصيد المخزون مما يجعل إجراء عملية الجرد سهلة.
8. سهولة ودقة تخطيط الإنتاج يمكن لإدارة الإنتاج استعراض رصيد مخزون المواد الخام بكل سهولة من خلال التقارير الصادرة من البرنامج تمكنها من تحديد كمية الإنتاج المناسبة وكذلك طلبات الشراء خلال الفترة القادمة وتواريخ التوريد وخطط الإنتاج بما يقلل من فرص الهادر والخسائر ويقلل التكاليف.
9. الربط بين إدارة المخزون والمشتريات والمبيعات لأنها تعتبر إدارة واحدة وحتى تتم عملية الشراء بشكل صحيح لابد من الاستعانة بالتقارير عن أرصدة الأصناف الموجودة بالمخازن ولا يمكن احتساب رصيد المورد إلا بإذن استلام المواد للمخازن و كذلك لا يمكن اقفال أمر الشراء والتأكد من كميات التوريد إلا من خلال إستلام كافة البضاعة الواردة بأمر الشراء و إضافتها للمخزون وكل التقارير المتعلقة بتلك الحركات يمكن الحصول عليها بكل سهولة ودقة من خلال برنامج دوكس إي آر بي.
10. مساعدة المسؤولين في اتخاذ القرارات من خلال التقارير التي يوفرها برامج دوكس إي آر بي بشكل لحظى ودقيق للغاية بما يساهم فى اتخاذ القرارات .
نستخلص مما ذكر أن التطور والتحسين المستمر فى إدارة المخزون أمر بالغ الأهمية لكل الشركات التي تبحث عن الأفضل من أجل زيادة قدرتها التنافسية وحصولها على ثقة العملاء بتقديم منتجات ذات جودة عالية وبأقل تكلفة ممكنة ويعتبر برنامج دوكس إي آر بي السحابي خيارك الأمثل.